Властелины времени

Очень хочется начать обзор со стандартных фраз любого учебника по тайм-менеджменту: «В наше время высоких технологий рабочий темп увеличился настолько, что Вы можете оставить надежду успеть на все встречи, разобрать всю почту и справиться со всеми делами…» Остаётся только работать круглосуточно и героически умереть на работе, как трудолюбивые японцы.

Рост рабочего темпа породил особый вид управления — управление временем, или «тайм-менеджмент». Суть методики состоит в том, что мы как бы заводим ещё одну бухгалтерию, где учитываем уже не финансы как личные, так и корпоративные, а потраченное время. Ну и планирум предстоящие расходы. Проведём краткий экскурс по наиболее популярным системам.

Классический тайм-менеджмент (жёсткое планирование)

Что такое «классический тайм-менеджмент», на самом деле никто не знает. Это нечто похожее на «обычный стиральный порошок», используемый в рекламе в целях сыграть на контрасте с «необычным» порошком, после чего продажи «необычного» должны увелчится.

Моё знакомство с «управлением временем», уж позвольте мне «тайм-менеджмент» так называть началось ещё на последних курсах ВУЗа, где нужно было умело балансировать между учёбой и работой, не запуская ни того, ни другого. Из инструментов я использовал простой бумажный органайзер, где бессистемно хранилось абсолютно всё, то есть от задачи «сдать экзамен» до «сегодня релиз». Первоначально я пытался расписать всё по часам, благо в органайзере для этого была предусмотрена временная шкала. Экзамен с 10 до 13, релиз с 14 до 18. Конечно же, на экзамене засиживаешься до 15:00, а приехав на работу, заваливаешь релиз не только из-за нехватки времени, но и банального отсутствия сил и настоения.

Таким образом я пришёл к тому, что жёсткое планирование на практике неприменимо. В ходе дальнейших поисков я набрёл сначала на Palm PC и PalmDesktop в качестве инструментов а позднее на Pocket PC (ныне Windows Mobile) и Microsoft^® Office Outlook^® в качестве рабочих инструментов по организации дел. Дела разбились на жёстко привязанные к сетке времени — встречи, лекции, и т.н. «задачи» — дела, которые просто нужно выполнить к определённому сроку, не требующие жёсткого лимитирования. Так же дела разбились по категориям — «дом», «работа», «университет» и так далее.

Через некоторое время списки дел на сегодня начали краснеть и неуклонно расти. Красным в Outlook отмечались просроченные дела, и,  как правило, они приплюсовывались к текучке огромным красным хвостом. Я понял, что с системой что-то не то и начал искать варианты.

Тайм-драйв. Глеб Архангельский.

Глеб Архангельский — по сути первый коммерческий тренер и популяризатор идеи централизованного управления временем в России. Его перу принадлежат три книги по данной тематике (
«Тайм-драйв: как успевать жить и работать», «Формула времени: тайм-менеджмент на Outlook 2007», «Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы») и бесчисленное множество статей. На его сайте тоже можно найти массу полезной информации. Неудивительно, что он первый мне и попался.

По мере углубления в вопрос выясняются интересные вещи. Во-первых, его методы расчитаны только на «менеджеров» разного звена и мало применимы для людей других профессий; во-вторых, НЛП проскакивает в его книгах чугунными буквами, а к этому я отношусь крайне отрицательно; в-третьих, по сути вся его методика является компиляцией Лакейна и GTD. Причём иногда с точностью до абзацев.
На данный момент им выпущено три книги, из которых только «Тайм-драйв» имеет практическую ценность, как упрощённый пересказ книги Дэвида Аллена «Getting Things Done». Книга про Outlook ориентирована на людей с IQ от 80 и ниже, а «Организация времени», по моему, написана для того, чтобы убедить руководителей в серьёзности подхода и необходости заказа корпоративного обучения. При попытке прочитать голова пухнет от одного количества псевдонаучных теорий, в ней используемых (ТРИЗ, НЛП и прочие панацеи человечества).

В методике Глеба мне не понравилась идея хронометража, являющаяся, собственно, одним из столпов системы. Идея взята у Алана Лакейна (подробнее можно прочитать в его книге «Искусство успевать») и заключается в том, что в течении определённого промежутка времени вы ведётё полный подробный отчёт о своих затратах времени.

Несмотря на всё вышесказанное, книгу «Тайм-Драйв» я настоятельно рекомендую новичкам из-за предельной простоты изложения.

Алан Лакейн

Ален Лакейн — тяжёловес, классик таймменеджмента. Внедрил с успехом свою систему в таких организациях, как IBM,  Bank  of  American,  American  telephon  and telegraph, Standart Oil of California. Именно у него впервые появилась идея хронометража, так полюбившаяся Глебу Архангельскому. В основе системы — метод приоритетов. Если читали Архангельского, то Лакейна можно и не читать. И «метод швейцарского сыра», заключающийся в дроблении крупной задачи на мелкие, и методы мотивации и даже способы сортировки информации перешли в «Тайм-драйв» без изменений. Внимания заслуживает список из 61 пункта в конце  книги «Искусство успевать».

Система Бенджамина Франклина (дядьки со стодолларовой купюры)

Систама Франклина представляет собой как бы слупенчатую пирамиду, в основании которой лежат жизненные ценности, а на самом верху — цели на день. Промежуточные этожи состоят из целей, надцелей, долгосрочных перспектив и так далее. То есть система строится в направлении разукрупнения проектов. В рамках дня дела делятся на три категории срочности, первая из которых должна быть выполнена любой ценой. Система весьма эффективна, отточена столетиями и широко применяется в США.  Выпускаются специальные блокноты, органайзеры и программное обеспечение.

Get Things Done Дэвида Алена

И вот мы подошли к самой распространённой и популярной в рунете системе — GTD. Если набрать GTD в поисковике, то ссылок по теме всплывёт огромное количество. Действительно, после знакомства с ней понимаешь — вот оно, моё. Простое и эффективное.

Первое отличие бросается в глаза сразу. Автор рекомендует выбросить все дела из головы. То  есть не использовать сверхценный  мозг непосредственно для решения задач, а не превращать его в гроссбух
для хранения информации о делах, встречах и проектах. Далее — составляется контекстно-ориентированный план действий, для того, чтобы всегда иметь представление о том, чем нужно заниматься.

Контекстом может быть как географическое положение («дом», «работа», «магазин продуктов») так и обстоятельства («начальник», «поломка автомобиля», «коммандировка»). Соответственно, список дел меняется в зависимости от него. Например в категории «начальник» могут быть задачи типа передачи документов, обсуждения повышения зарплаты; в категории «дом» — починить оторванную дверную ручку, вызвать сантехника и т.д. Всё это можно весьма удобно организовать в том-же Microsoft Outlook и Pocket Informant.

Все новые дела в системе помещаются в общую корзину, потом сортируются. Одна интересная тонкость — дела, выполнение которых занимает 2 минуты и менее — выполняются сразу, не откладывая и не поступая во корзину входящих.

Расстановку приоритетов текущих задач и времени выполнения Аллен советует доверить интуиции, а не носится с секундомером, хронометрируя каждый шаг.

Обратите внимание на регулярные обзоры, только они обеспечивают работоспособность всего в целом.

Ментальные схемы и примеры использования, а так же обсуждение программного обеспечения можно найти в ветке «Тайм Менеджмент» форума 4pda.ru.

Вот, например ментальная карта моей системы:

Главное не переходить черту, и не пытаться запланировать абсолютно всё. Длительное планирование — один из видов лени. Полюбуйтесь, что на форуме нашёл:

В завершение

В завершение приведу сегмент диалога в комментариях к статье «Спроси на форуме…»

Сберечь время можно, личное по крайней мере. Например — распечатанные заранее перед походом в сбербанк квитанции оплаты инета на год вперёд, постоянно собранная сумка с вещами для коммандировок, списки покупок, автоматизированная домашняя бухгалтерия, образ уже установленной и настроенной операционной системы со всеми приложениями на четырёх DVD дисках. На последнем экономлю от четырёх до пяти часов в случае, если винда загнётся!!! Восстановление бэкапа занимает 15 минут, переустановка — весь день. Начальные инвестиции — 40 минут на создание образа раздела.
А вот накопить — проблемно. Когда я в первый раз бросил курить (точнее на год прекратил), я подошёл к начальнику отдела и поделился с ним офигенной идеей. Так как я каждый час выходил выкурить по сигарилле на десять минут, то за день у меня накапливалось 70 минут курения. Итого — 6 часов в неделю. Ну я и предложил дать мне ещё выходной в пятницу, а на два часа я буду в четверг задерживаться. Начальник логику оценил, выходной не дал, но зарплату повысил =)
Попытка накопить провалилась потому, что на той работе я был привязан к жёсткому графику встреч, которые не растягиваются и не переносятся. Итого — накопить время можно, но только при отсутствии привязки к жёсткому графику.