Настоятельно рекомендую для общения со внешним миром создавать почтовые ящики, привязанные к должностям, а не к именам и фамилиям коллег.
Люди увольняются, повышаются, их увольняют. А у клиентов остаются старые контакты. Конечно, сисадмины настраивают переадресацию, но, честно говоря, клиенты общаются не с человеком, а с его функциональностью. Поэтому лучшим вариантом будут адреса:
и так далее.
Покинувшему должность сотруднику остаётся лишь передать реквизиты доступа преемнику.